Come ti organizzo un TEDx!

Chi partecipa ad un evento TEDx si sente coinvolto e ispirato. Ma cosa c’è dietro questo risultato? Chi sono le persone che per un anno intero lavorano per far sì che tutto funzioni e che il pubblico sia immerso in questa magica atmosfera di conoscenza e condivisione?

Come abbiamo approfondito in un precedente articolo, oltre all’evento TED originale esiste il format TEDx: eventi locali, organizzati in modo indipendente, dopo aver ottenuto la licenza concessa dalla casa madre. L’obiettivo è quello di diffondere idee di valore e permettere a chiunque e in qualunque parte del mondo di vivere un’esperienza molto simile a quella dell’evento TED ufficiale che si svolge ogni anno a Vancouver.

Accade, quindi, che un aspirante curatore inoltri la richiesta per diventare licenziatario di un TEDx locale e se la ottiene ha un anno di tempo per organizzare il suo evento. Ma cosa succede dopo? Messa così può sembrare semplice. In realtà si tratta di mettere in moto una macchina abbastanza complessa che richiede tempo (tanto), impegno e responsabilità.

Come si organizza un TEDx? Che cos’è TEDx? Perché farlo?

In questa intervista, realizzata dallo Speaker coach Stefano Todeschi, potrete ascoltare direttamente da Giorgio Ghisalberti, attuale licenziatario di TEDxBergamo, quali sono i passi principali per organizzare un perfetto (o quasi) evento TEDx.

Ma non finisce qui perché a noi piace raccontare anche il dietro le quinte dell’organizzazione, tutto quello che non si vede. Entriamo più nel dettaglio con i responsabili delle aree del nostro team.

Lonnie (Speaker)

Come fate a capire che l’idea di un potenziale speaker è davvero una delle “ideas worth spreading”?

Si tratta di un percorso che richiede tempo e una serie di passaggi molto precisi. Noi in prima persona facciamo ricerche per cercare temi e idee nuove e innovative. Quando abbiamo dei potenziali relatori gli poniamo determinate domande per capire se la loro è un’idea che merita il palco di TEDx. Ad esempio chiediamo: “Perché la tua idea è importante e per chi? Come cambierà il mondo o la nostra prospettiva su questo tema? Qual è la tua call to action per il pubblico? Now what?” (cosa ti aspetti che accada dopo il tuo talk).
Se le risposte che riceviamo sono soddisfacenti e interessanti iniziamo a lavorare su una prima bozza. Anche in questa fase possiamo decidere che l’idea non è abbastanza forte e quindi la scartiamo.

Stefano (Coaching)

Cosa comporta essere speaker coach per un TEDx? Quali sono le differenze con gli altri eventi?

Essere speaker coach per TEDx ha comportato per me un salto nel passato. Questa è la mia professione, sono consulente in public speaking, ma per TEDx, a differenza di altre situazioni, anche se sono un professionista, ho lavorato gratis. Perciò mi è sembrato di tornare ragazzo, quando facevo cose solo per il piacere di farle.
E questo mi ha fatto bene, perché ho potuto toccare di nuovo le emozioni che provavo senza pensare al denaro. Intendiamoci, non c’è nulla di male nel lavorare per denaro, è nelle regole. Può solo richiedere un cambio di atteggiamento.
Nel mio lavoro aiuto le persone a parlare in pubblico e in una certa misura devo piacere loro, così magari si rinnovano i contratti. Lavorare per TEDx, invece, ha significato aiutare gli speaker solo per diletto. Insomma, invece di cercare di piacere ai clienti, mi sono permesso di procurare piacere a me stesso.

Andrea (Partner)

Oltre alla condivisione di valori qual è l’elemento decisivo che convince aziende importanti a sostenere un evento come TEDxBergamo?

Come spesso accade non esiste un elemento solo, bensì almeno 3 per me.

1. L’opportunità di accrescere il prestigio della propria azienda associando il proprio brand al nostro e dare ancora più credibilità alle azioni che già vengono compiute in termini di responsabilità sociale.
2. L’occasione di confronto e networking che si genera naturalmente prima, durante e anche dopo l’evento.
3. La possibilità di sostenere una manifestazione che ha un impatto forte sul territorio, coinvolgendo anche tutte le persone all’interno della propria azienda.

Giorgio (Marketing e comunicazione)

Quali sono i contenuti di valore che meritano di essere diffusi per la community di TEDxBergamo?

Il contenuto per eccellenza del mondo TED sono i video dei talk degli speaker. Noi di TEDxBergamo da sempre prestiamo molta attenzione alla selezione dei relatori. Le loro idee devono essere di ispirazione per il pubblico e anche per noi che per primi le valutiamo. Mi piace sempre ricordare che i contenuti sono multidisciplinari: è possibile attingere informazioni su una molteplicità di temi.
Vogliamo, inoltre, informare la nostra community con contenuti provenienti dal mondo TED e da altri TEDx locali.

Cristina (Ufficio stampa)

Quanto è importante il ruolo della stampa locale per TEDxBergamo?

La stampa e i media, in generale, hanno un ruolo fondamentale nella divulgazione della conoscenza sia a livello globale che locale. TEDxBergamo che ha come obiettivo proprio la diffusione di idee che valgono la pena di essere diffuse (Ideas worth spreading) non può trascurare la stampa. L’ufficio stampa ha lavorato per raggiungere le redazioni e gli addetti del settore per farli avvicinare a questo evento. Grazie alla tiratura dei quotidiani locali e agli ascolti di radio e Tv, le idee di TEDxBergamo hanno superato la capienza del teatro e hanno raggiunto molti utenti facendo da cassa di risonanza. Non solamente con il nostro evento principale, ma anche con eventi minori realizzati sul territorio esortiamo la stampa, i media, i blogger, la nostra community, le organizzazioni, le scuole ecc. a condividere i talk e i valori di TEDxBergamo.

Alberto (Logistica)

Cosa bisogna sapere per organizzare un evento di successo come è stato la sesta edizione di TEDxBergamo al Teatro Donizetti?

Ciò che gli ospiti si godono all’evento è il puro piacere di ascoltare delle sessioni coinvolgenti ed interessanti, ma spesso non sanno che attorno a queste emozioni si muove una macchina organizzativa che pianifica e costruisce, tassello dopo tassello, tutti gli aspetti che permettono di godersi un’esperienza che, speriamo, resterà impressa nella memoria.
L’organizzazione non si limita allo svolgimento dell’evento a teatro ma inizia da lontano: dal momento in cui si invita uno speaker e bisogna gestire alloggio e spostamenti, passando per l’organizzazione di una cena di gala con più di 100 partecipanti tra sponsor, partner e ospiti, transitando per il processo burocratico che comporta l’accensione di un faro che illumina con un fascio di luce rossa Porta San Giacomo, fino al trasporto di diversi furgoni pieni di di prodotti utili a riempire le goodie bag per i partecipanti, e molto altro ancora…

Queste le testimonianze solo di una parte del team: persone speciali che collaborano per far sì che tutti gli eventi di TEDxBergamo rimangano per tutti un ricordo piacevole e indelebile.

a cura di Tiziana Bellinvia
Team Marketing e comunicazione